Créer un accès direct sur smartphone / tablette        ​   

Ajouter un raccourci vers VégéClick directement sur l'écran d'accueil de votre appareil mobile, pour y accéder en un seul clic sans passer par le navigateur.

Vue d'ensemble – Accès direct VégéClick sur mobile

Sur Android

1. Ouvrez Google Chrome et accédez à la barre d'adresse.
2. Saisissez l'URL :
   https://ecole.lesartisansduvegetal.fr/ ou https://lesartisansduvegetal.fr/
3. Appuyez sur les trois points en haut à droite du navigateur.
4. Sélectionnez « Ajouter à l'écran d'accueil ».
5. Confirmez, puis lancez VégéClick depuis votre écran d'accueil.

Menu Android – option « Ajouter à l'écran d'accueil »

Sur iPhone (iOS)

1. Ouvrez Safari et accédez à l'URL VégéClick.
2. Appuyez sur l'icône Partager (carré avec flèche vers le haut).
3. Faites défiler et choisissez « Sur l'écran d'accueil ».
4. Confirmez le nom du raccourci et appuyez sur Ajouter.

Procédure sur iPhone – bouton Partager puis « Sur l'écran d'accueil »

Pour aller plus loin :

Android : Guide Clubic – Raccourci web sur Android

iPhone : Guide Prodige Mobile – Raccourci web sur iPhone

Travailler en mode déconnecté                                          ​ 

Continuer à encaisser des ventes lorsque la connexion Internet est coupée, en utilisant le partage de connexion 4G/5G de votre smartphone comme relais temporaire.

Dans VégéClick, cliquez sur Paramètres  

Étape 1 – Partage de connexion mobile vers le PC

1. Raccordez votre smartphone au PC avec un câble USB-C → USB-A (le câble du chargeur convient). 
2. Sur le smartphone : activez le partage de connexion par USB (Paramètres → Réseau → Point d'accès et partage).

Activation du partage de connexion sur le smartphone

Sélection du point d'accès mobile dans les paramètres réseau du PC

Connexion au point d'accès confirmée

3. Sur le PC : ouvrez les paramètres réseau et sélectionnez le réseau créé par votre mobile.

Étape 2 – Encaissement et fin du mode déconnecté

1. Ouvrez VégéClick sur le PC et encaissez normalement jusqu'au retour de la connexion Internet habituelle.
2. Une fois la connexion rétablie, désactivez le partage de connexion sur le smartphone. 
3. Au message d'erreur, cliquez sur "Ne plus afficher"

4. Vous pouvez encaisser jusqu'au retour de la connexion internet. 

Connexion VPN du TPE                                           ​ 

Vérifier le statut de la connexion VPN

1. Regardez la barre des tâches Windows (zone de notification, en bas à droite). L'icône VPN doit y être visible.
   Si elle est absente, double-cliquez sur le raccourci VPN présent sur le bureau pour lancer l'application. 
2. Si l'icône est masquée, cliquez sur le chevron ˄ pour afficher toutes les icônes de la zone de notification.

Localisez de l'icône VPN dans la barre des tâches de votre PC

Icône VPN dans la z​one de notification Windows

Actions correctives selon le statut

Selon ce qu'indique l'icône VPN, suivez la procédure correspondante :

• Statut OK (connexion active) : Aucune action requise. Le TPE est bien connecté au VPN.
• VPN déconnecté : Faites un clic droit sur l'icône VPN puis sélectionnez « Connecter ».
• VPN erreur : Faites un clic droit → « Déconnecter », attendez quelques secondes, puis refaites un clic droit → « Connecter ».

1ère connexion VégéClick                                           ​ 

Ce tutoriel guide l'utilisateur lors de sa toute première connexion à VégéClick : saisie des identifiants, découverte de l'interface de caisse et accès au menu principal d'administration.

Se connecter avec ses identifiants

1. Ouvrez VégéClick depuis le raccourci bureau ou le navigateur.
2. Sur l'écran de connexion, saisissez votre identifiant et votre mot de passe.

   3. Cliquez sur Se connecter pour accéder à l'application.

Accéder au menu principal depuis la caisse

Après connexion, VégéClick s'ouvre directement sur l'interface de caisse. Pour accéder à l'administration et aux autres modules, cliquez sur le ​ Menu principal (icône en haut à gauche).

Interface de caisse – clic sur le menu principal pour accéder à l'administration

Naviguer dans les modules VégéClick

Le menu principal donne accès à l'ensemble des modules VégéClick : Point de vente (caisse), Ventes, Contacts, Achats, Inventaire, Documents, Calendrier, Codes-barres, Employés, Tableaux de bords et Catalogue.

• Cliquez sur le module souhaité pour y accéder directement.
• Utilisez la ​ barre de recherche en haut pour retrouver rapidement une fonctionnalité spécifique.

Menu principal – accès aux modules et barre de recherche

Retrouvez ici la vidéo présentant le menu principal de VégéClick :

Base documentaire                                                      ​ 

Ce tutoriel présente le nouvel espace documentaire intégré à VégéClick. Il permet de centraliser, organiser et consulter tous les fichiers fournis par HPF directement depuis l'interface.

Voir tous les fichiers

Depuis le module Documents, la vue par défaut affiche l'ensemble des fichiers accessibles selon votre profil.

1. Accédez au module   Documents depuis le menu principal.
2. La liste de tous vos fichiers s'affiche, avec leur nom, type et date de modification.

Vue liste – tous les fichiers disponibles dans l'espace documentaire

Naviguer dans les dossiers

Les fichiers sont organisés en dossiers et sous-dossiers. Le panneau latéral gauche permet de naviguer dans l'arborescence.

1. Dans le panneau de gauche, cliquez sur un dossier pour en afficher le contenu.
2. Si il y a des sous-dossiers, ils apparaissent en dessous : cliquez pour les développer.

Panneau latéral – navigation dans l'arborescence des dossiers

Rechercher un fichier par mot-clé

La barre de ​ recherche permet de retrouver rapidement un fichier sans naviguer manuellement dans les dossiers.

1. Cliquez dans la ​ barre de recherche en haut de l'écran.
2. Saisissez un ou plusieurs mots-clés (nom du fichier, type, contenu indexé…).
3. Les résultats correspondants s'affichent instantanément dans la liste.

Recherche par mot-clé dans l'espace documentaire

Ouvrir et lire un fichier

VégéClick permet de consulter les fichiers directement dans le navigateur, sans téléchargement, lorsqu'il s'agit de formats .pdf, .jpg, .png.

1. Cliquez sur l'image du fichier 1 souhaité dans la liste pour l'ouvrir dans la visionneuse intégrée. Vous pouvez l'agrandir 2 et zoomer 3 à la taille de votre écran.

    2. Utilisez les boutons de navigation (page suivante / précédente) pour parcourir le document.

    3. Pour télécharger le fichier, cliquez sur l'icône Télécharger ​ dans la barre d'outils de la visionneuse.

Relier un article plante à une fiche plante                       ​ 

Ce tutoriel explique comment associer un article de type "plante" à sa fiche plante dans VégéClick, et vérifier ou compléter la TVA applicable à cet article.

Étape 1 – Ouvrir l'article et accéder à la fiche plante

1. Depuis le menu principal, accédez au module Catalogue​.
2. Recherchez et ouvrez l'article plante à relier.
3. Sur la fiche article, repérez le champ Référence catalogue​ et cliquez dessus pour sélectionner la fiche correspondante.

   4. Cliquez ensuite sur le bouton ​ Action puis Mise à jour image depuis catalogue.

Étape 2 – Vérifier et renseigner la TVA

Si la TVA n'est pas encore renseignée sur l'article, complétez-la en vous aidant de la Taxe à la vente conseillée affichée sur la fiche plante.

1. Sur la fiche article, localisez le champ Taxes à la vente.

    2. Sélectionnez la taxe appropriée en vous référant à la Taxe à la vente conseillée indiquée sur la fiche plante.
    3. Enregistrez la fiche article.

​ Important : La TVA HT ne doit pas être affectée sur les articles — elle est réservée uniquement au paramétrage des clients professionnels.

Créer un article                                                                 ​ 

Détails à venir > voir le pdf

Retrouvez ici la vidéo présentant comment créer un article sur VégéClick :

Passeport phytosanitaire sur article plante                    ​ 

Le passeport phytosanitaire (PP) est obligatoire pour la commercialisation de certains végétaux. Ce tutoriel explique comment paramétrer les Rubriques B et D dans VégéClick et les affecter sur chaque article plante selon votre situation (production propre, fournisseur avec ou sans étiquetage).

Étape 1 – Renseigner les Rubriques B et D dans la configuration

Avant d'affecter le passeport phytosanitaire sur les articles, vous devez créer les valeurs des Rubriques B et D qui seront utilisées.

Rubrique B – Passeport Phytosanitaire

1. Depuis le menu principal, accédez au module  Catalogue, puis à Configuration.

    2. Renseignez les Rubriques B (1 numéro de passeport phytosanitaire) qui correspondent à vos cas d'usage.

2 Pour la seconde ligne, renseignez la phrase : « Vérifier que le PP est déjà sur la plante ». Cette valeur est affectée aux articles de négoce dont le fournisseur a déjà apposé une étiquette passeport phyto sur chaque plante.

Rubrique D – Codes ISO pays et nom du fournisseur

La Rubrique D identifie l'origine du végétal. Elle se compose du code ISO du pays suivi du nom du fournisseur.

Depuis le menu principal, accédez au module Catalogue, puis à Configuration.

Cliquez sur + NOUVEAU 1 puis renseignez le code ISO 2 (voir tableau à la suite) et le Nom du fournisseur 3

Codes ISO des principaux pays fournisseurs :

Exemple de Rubrique D – code ISO pays + nom du fournisseur

Étape 2 – Affecter les Rubriques B et D sur chaque article plante

Une fois les rubriques créées, affectez-les sur chaque article plante selon l'un des 3 cas décrits ci-dessous.

Fiche article plante – affectation des Rubriques B et D

Les 3 cas d'affectation du passeport phytosanitaire

Selon votre situation, choisissez le cas qui correspond :

 CAS 1 – Je cultive moi-même mes plants (graine, bouture, jeune plant…)

• (B) = mon numéro de PP
• (D) = MaProd

 CAS 2 – Mon fournisseur me signale son PP mais n'a pas étiqueté chaque plante

• (B) = mon numéro de PP
• (D) = PP du fournisseur

CAS 3 – Mon fournisseur (négoce) a déjà étiqueté un PP sur chaque plante

• (B) = Vérifier que le PP est déjà sur la plante
• (D) = PP du fournisseur

Créer un employé                                                          ​ 

Dans VégéClick, Utilisateur et Employé sont deux notions distinctes qu'il est important de bien comprendre avant de créer des accès.

Rôles et différences

Un Utilisateur dispose d'un accès complet à VégéClick : il peut ouvrir et fermer les caisses, accéder aux menus d'administration et encaisser. Il se connecte avec un identifiant et un mot de passe.

Un Employé a un accès limité : il peut uniquement encaisser en s'identifiant sur une caisse déjà ouverte par un Utilisateur. Il se connecte avec son nom et son code PIN.

​ Important : Il est interdit d'encaisser simultanément sur une même caisse (même tiroir-caisse) depuis plusieurs postes (tablette, PC…).

Organisation type : utilisateurs et employés

Un même Utilisateur commun (générique) peut être utilisé par plusieurs employés pour ouvrir la caisse. En revanche, chaque employé doit encaisser sous son propre accès employé (à son nom).

Exemple d'organisation courante :

• 2 utilisateurs : Admin et un Utilisateur générique
• 4 employés affectés sur 1 point de vente avec 2 caisses

Exemple – 2 utilisateurs et 4 employés sur 1 point de vente / 2 caisses

Un utilisateur commun peut être utilisé par plusieurs employés :  

Créer un Employé (Caisse)

Ce tutoriel décrit la procédure pour créer un Employé dans VégéClick à partir d'un modèle existant, le personnaliser et le faire affecter sur les caisses concernées. 

Le profil Employé permet uniquement d'encaisser (en étant identifié). La Caisse doit être ouverte et fermée par un Utilisateur(Utilisateur / Responsable / Admin)

Procédure de création pas à pas

1. Accédez au module  Employés depuis le menu principal.
2. Sélectionnez un modèle d'employé existant à utiliser comme base.

    3. Cliquez sur Dupliquer pour créer une copie du modèle.

   4. Personnalisez la fiche : nom de l'employé, code PIN, et autres informations nécessaires.
       ​Ne pas affecter d'utilisateur sur la fiche employé.

   5. Envoyez une demande à support@hpfconseil.com pour l'affectation des employés créés sur chaque caisse.

​ Notes importantes

• Salarié travaillant sur plusieurs sociétés : créer 1 employé par société.
• Salarié ayant besoin d'un accès utilisateur (pour ouvrir/fermer les caisses et accéder aux autres menus) : lui communiquer les accès de l'utilisateur générique (mot de passe + code PIN caisse). Il devra ouvrir la caisse avec l'accès générique, puis basculer sur son accès employé à son nom pour encaisser. Il ne doit pas encaisser sous l'employé générique.

Créer un badge d'accès pour un employé (facultatif)

Il est possible de créer un badge permettant à un employé de s'identifier en caisse par simple scan, sans saisir son code PIN.

Procédure de création du badge

1. Ouvrez  Employés puis la fiche de l'employé concerné. 
2. Dans l'onglet Paramètres RH 1, retirez le code PIN si nécessaire 2 puis dans la section Badge, cliquez sur Générer 3 pour créer l'identifiant de badge.

    3. Cliquez sur Imprimer le badge  

Badge imprimé

Imprimer étiquettes & PLV                                                 ​ 

Comment sélectionner les articles à étiqueter dans VégéClick, choisir le format d'étiquette, paramétrer l'impression et ajouter un commentaire personnalisé.

Sélectionner les articles et lancer l'impression

Plusieurs méthodes permettent de choisir les articles à inclure dans l'impression d'étiquettes :

1. Accédez au module  Catalogue, puis dans le menu sélectionner Mes Articles 
2. Passez en mode ​ Liste 1 et si besoin utilisez les ​ Filtres et Regrouper par 2 pour affiner la sélection (par catégorie, fournisseur…). ​ Cochez les articles souhaités dans la liste (sélection manuelle) 3, puis cliquez sur IMPRESSION ETIQUETTES / PLV 4

    3. Choisissez le format d'étiquette ou PLV souhaité dans la liste (E2, E3, E4…). Renseignez la quantité d'étiquettes à imprimer par article si nécessaire. Cliquez sur IMPRIMER. Vérifiez l'aperçu avant impression avant de valider.

Paramétrer l'impression des formats E3 et E4

Les formats E3 et E4 nécessitent un réglage spécifique de l'échelle d'impression pour s'ajuster correctement aux feuilles A4.

Régler l'échelle d'impression (E3 – E4)

1. Lancez l'impression depuis VégéClick.
   ​ Utilisez le navigateur ​ Microsoft Edge si vous avez besoin de saisir une taille personnalisée avec une virgule (Google Chrome ne le permet pas).
2. Une fois le ​ pdf téléchargé, se rendre dans la boîte de dialogue d'impression ​

    3. Sélectionnez Taille personnalisée. Réglez l'échelle à 99,9 % (ou trouvez la valeur exacte adaptée à votre imprimante).

    4. Vérifiez le rendu dans l'aperçu avant d'imprimer. Notez la valeur d'échelle retenue à proximité de votre poste de travail pour la réutiliser à chaque impression.

    5. Validez et lancez l'impression.

Ajouter un commentaire sur une étiquette

Il est possible d'ajouter un commentaire personnalisé sur les étiquettes lors de l'impression, et de modifier le libellé affiché pour l'édition.

Saisir et personnaliser le commentaire

1. Dans le module  Catalogue, choisissez la fiche plante souhaitée. 
2. Cliquez sur l'onglet Plante 1 vous pouvez ajouter un commentaire dans la partie Commentaire PLV 2 . 
3. Lancez l'impression — le commentaire apparaît sur chaque étiquette générée.

Aperçu des étiquettes avec commentaire (E3 / boucle par 4 / boucle par 2 / E2)

Aperçu des PLV avec commentaire 

Gestion des boutons de caisse                                             ​ 

Ce tutoriel explique comment configurer les boutons de l'écran de caisse dans VégéClick : définir les menus affichés en caisse, organiser leur ordre, et associer chaque article à la bonne catégorie pour qu'il apparaisse dans le bon bouton.

Gestion des boutons de caisse VégéClick

Étape 1 – Définir les menus de la caisse

Les boutons visibles sur l'écran de caisse correspondent aux catégories de point de vente configurées dans les paramètres. Chaque bouton représente un menu permettant d'accéder rapidement à un groupe d'articles.

1. Depuis le menu principal, allez sur  Point de vente → Configuration → Catégories PdV 
2. Créez ou modifiez les catégories qui apparaîtront comme boutons sur l'écran de caisse (nom, couleur, icône…). 
3. Organisez l'ordre d'affichage des boutons par glisser-déposer directement dans la liste des catégories.

Étape 2 – Définir la catégorie sur la fiche article

Pour qu'un article apparaisse sous le bon bouton de caisse, il faut lui affecter la catégorie de point de vente correspondante directement sur sa fiche article.

1. Dans Catalogue, se rendre dans Mes Articles puis ouvrez la fiche de l'article concerné.
2. Cliquez sur l'onglet Vente 1. Dans le champ Catégorie PdV 2, sélectionnez la catégorie souhaitée dans la liste déroulante. 
3. ​ Enregistrez la fiche article. L'article apparaîtra désormais sous le bouton correspondant sur l'écran de caisse.

Gestion de caisse                                                               ​

Comment démarrer une session de caisse dans VégéClick, s'identifier en caisse, encaisser, puis quitter ou reprendre son poste ?

Ouvrir la caisse

1. Lancez VégéClick depuis le raccourci bureau.
2. Ouvrez Point de Vente  puis une CAISSE (NOUVELLE SESSION).

Sélection de la caisse à ouvrir

S'identifier comme caissier

1. Sur l'écran d'identification, sélectionnez votre caissier.

Identification de l'employé / caissier

      2. Saisissez votre code PIN.

Encaisser, quitter et reprendre son poste

1. Réalisez vos ventes normalement depuis l'écran de caisse. Astuce : appuyez sur F11 pour basculer en mode plein écran et optimiser l'espace d'affichage.
2. Pour quitter votre poste temporairement, cliquez sur l'icône de déconnexion ​ — la session restera ouverte.

​

3. Pour reprendre votre poste, sélectionnez à nouveau votre profil sur l'écran d'identification.

Réaliser un retour article

Comment procéder à un retour partiel ou total d'un article directement depuis l'écran de caisse VégéClick.

Sélectionner l'article et saisir la quantité à retourner

1. Sur l'écran de caisse, sélectionnez l'article concerné par le retour.

    2. Cliquez sur le bouton +/-.

    3. Entrez la quantité à retourner (valeur négative).

​

Bouton +/- puis saisie de la quantité à retourner

Finaliser le retour par le paiement

1. Cliquez sur Paiement.

​

2. Choisissez le mode de règlement du remboursement (espèces, carte, bon d'achat…).

3. Validez pour émettre le retour.

Choix du mode de règlement et validation du retour

Annuler un ticket

Ce tutoriel explique comment annuler un ticket de caisse déjà payé via la fonction Remboursement de VégéClick.

Retrouver le ticket dans les commandes

1. Depuis l'écran de Caisse, accédez à la page ​ Commandes.

​

    2. Dans le menu déroulant, cliquez sur Payé, puis sélectionnez le ticket que vous souhaitez annuler.

​

Rembourser et valider l'annulation

1. Cliquez sur Remboursement.

    2. Cliquez sur Paiement.

    3. Sélectionnez le mode de règlement du remboursement.

    4. Cliquez sur Valider pour finaliser l'annulation.

Aperçu du ticket annulation

Réaliser un devis ou une commande pour un client particulier

Les devis et commandes clients se créent dans le menu Ventes , puis sont repris en caisse via le menu Point de vente pour être finalisés et encaissés.

Créer et reprendre la commande en caisse

1. Créez le devis ou la commande depuis le menu Ventes.
2. En caisse, cliquez sur ​ Devis/Commande dans le menu Point de vente.

    3. Sélectionnez la commande concernée dans la liste.

     4. Cliquez sur Régler la commande.

Finaliser la vente

1. Lorsque l'écran Produits non disponibles dans le PdV apparaît, cliquez sur Oui à la question souhaitez-vous les importer.

     2. Finalisez la vente

Rééditer un ticket de caisse

Ce tutoriel explique comment retrouver et réimprimer un ticket de caisse déjà émis, depuis le menu ​ Commandes.

Retrouver et imprimer le ticket

1. Accédez au menu  ​ Commandes 1 depuis l'écran de caisse.
2. Appliquez le filtre Payé 2 pour afficher uniquement les tickets encaissés.
3. Sélectionnez la commande 3concernée.
4. Cliquez sur Imprimer le ticket 4 pour rééditer le ticket de caisse.

​

Mettre un ticket en attente

Cette fonction permet de suspendre une commande en cours pour en traiter une autre, puis de la reprendre sans la perdre.

1. Depuis le menu  ​ Commandes 1, cliquez sur Nouvelle commande 2 pour ouvrir une nouvelle ligne de caisse tout en conservant la précédente.
2. Les commandes en attente apparaissent dans le tableau des commandes en cours 3.
3. Pour reprendre une commande suspendue, sélectionnez-la dans ce tableau.

​

Basculer sur un autre vendeur

Sur un même poste, il est possible de changer de vendeur en cours de session sans fermer la caisse.

1. Depuis l'écran de caisse, cliquez sur le nom du vendeur actuel 1 affiché en haut.
2. Sélectionnez le nouveau vendeur 2 dans la liste et confirmez avec son code PIN si requis.

​

Gérer une caisse mobile ou une 2e caisse

Ce tutoriel présente les règles à respecter lorsque plusieurs postes encaissent en parallèle dans VégéClick.

Utiliser plusieurs postes simultanément

Si deux ordinateurs utilisent le module Point de vente en même temps avec un même utilisateur, il est impératif d'affecter un point de vente différent à chaque poste, afin que chacun travaille sur une session distincte.

​ Sans cette précaution, des erreurs peuvent survenir en raison des conflits de cache entre les navigateurs.

• N'utilisez qu'un seul poste par session ouverte.
• Assurez-vous que les données sont bien synchronisées avant de changer de machine ou d'utilisateur.

Configuration de plusieurs points de vente pour un usage en parallèle

Retrouvez ici la vidéo expliquant la gestion de caisse :

Réaliser une sortie d'espèces de la caisse vers le coffre                                                                                            ​ 

Détails à venir > voir le pdf

Carte de fidélité                                                                        ​ 

VégéClick propose deux modèles de programme de fidélité. Choisissez celui qui correspond le mieux à votre stratégie commerciale avant de le paramétrer.

Comparatif des deux modèles

Le modèle remise en % contribue mieux à la hausse du panier moyen du client fidélisé.

Modèle Remise en € – Plus coûteux en marge

Modèle Remise en % - Recommandé HPF

Paramétrer le programme de fidélité

Le programme de fidélité se configure dans les paramètres du  Point de vente. 

Les deux modèles (remise en % et remise en €) suivent la même procédure, seules les valeurs diffèrent.

Modèle Remise en % – 10 % dès 200 points

1. Accédez à   Point de vente → Produits → Remise & Fidélité.
2. Créez un + NOUVEAU programme ou modifiez l'existant. Renseignez le Nom du programme 1, le type de programme (Cartes de fidélité) 2, l'Unité de points (Point(s) de fidélité) 3, et cocher Afficher l'unité de points ​ 
   Limitez l'application au Point de vente uniquement 4. 
   
   
3. Cliquez sur les Règles conditionnelles, puis complétez la Quantité minimale 1, Accorder 2 et sélectionnez ​ par € dépensé 3 Pensez à ENREGISTRER
   ​
4. Cliquez sur les Récompenses, puis complétez la Remise 1, et En échange de 2 Pensez à ENREGISTRER
   

Modèle Remise en € – 5 € dès 200 points

1. Accédez à   Point de vente → Produits → Remise & Fidélité.
2. Créez un + NOUVEAU programme ou modifiez l'existant. Renseignez le Nom du programme 1, le type de programme (Cartes de fidélité) 2, l'Unité de points (Point(s) de fidélité) 3, et cocher Afficher l'unité de points ​ 
   Limitez l'application au Point de vente uniquement 4. 
3. Cliquez sur les Règles conditionnelles, puis complétez la Quantité minimale 1, Accorder 2 et sélectionnez ​ par € dépensé 3 Pensez à ENREGISTRER   4. Cliquez sur les Récompenses, puis complétez la Remise 1, et En échange de 2 Pensez à ENREGISTRER

Exclure certains articles du programme de fidélité

Il est possible d'exclure des articles spécifiques du programme de fidélité, afin qu'ils ne génèrent pas de points lors de la vente.

Procédure d'exclusion par article

1. Accédez à   Point de vente → Produits → Remise & Fidélité.
2. Sélectionnez le programme de fidélité concerné, se rendre dans les Règles conditionnelles et donnez un nom à l'Etiquette du produit (par ex : "Fidélité"). Pensez à ENREGISTRER
3. Rendez vous dans la fiche article concernée et enlevez l'attribution de l'Etiquette de Produit (ici "Fidélité).

Règle : Pas d'étiquette « Fidélité » = pas de points de fidélité générés sur cet article.

Attribuer une carte de fidélité à un client

L'attribution d'un numéro de carte est facultative mais recommandée pour permettre la reconnaissance rapide du client en caisse.

Procédure d'attribution

1. Dans le module  Point de vente connectez-vous à la caisse, puis cliquez sur Clients et sélectionner DETAILS en face du compte client auquel vous souhaitez attribuer la carte de fidélité. 
2. Cochez les abonnements. Facultatif : dans le champ dédié, saisissez un numéro de carte de fidélité pour permettre la reconnaissance en caisse par scan ou saisie. 
3. ENREGISTRER la fiche client.

​ Important : Dès lors qu'un programme de fidélité est actif sur une société, toutes les ventes sur le Point de vente génèrent des points, même sans numéro de carte attribué au client.

Obtenir et utiliser une récompense

Lorsqu'un client atteint le seuil de points requis, une récompense est générée automatiquement et peut être utilisée directement en caisse.

Utilisation de la récompense en caisse

1. En caisse, identifiez le client (par son nom ou son numéro de carte).
2. Si le client a atteint 200 points, le bouton  Récompense devient vert. Vous pouvez alors utiliser la Récompense. 
   
               
   
   
3. Finalisez l'encaissement normalement.

Consulter les cartes de fidélité en cours

Le suivi des cartes de fidélité actives (solde de points, récompenses générées et utilisées) est accessible depuis le menu Point de vente.

Accéder au suivi des cartes

1. Accédez à   Point de vente → Produits → Remise & Fidélité.
2. La liste affiche toutes les Programmes Fidélité, sélectionnez celui que vous souhaitez consulter puis sur ​ Cartes de fidélité. 
   
   
3. Une fois sur une carte, vous pouvez consulter le détail des transactions (points gagnés, récompenses générées et utilisées). 

Consulter le ticket d'utilisation de la remise

Chaque utilisation d'une récompense génère un ticket traçable dans VégéClick. Vous pouvez le retrouver depuis les commandes du Point de vente.

Retrouver le ticket de remise

1. Accédez à   Point de vente → Commandes → Commandes.
2. Dans Filtres, sélectionnez Ajouter un filtre personnalisé.
3. Ouvrez la commande et consultez le détail du ticket : la ligne de remise fidélité y est indiquée.

Modifier les points fidélité d'un client

En cas d'erreur ou de situation particulière, il est possible de modifier manuellement le solde de points d'un client directement depuis sa carte de fidélité.

Procédure de modification manuelle

1. Accédez à   Point de vente → Produits → Remise & Fidélité.
2. Recherchez la carte du client concerné via le Programme de fidélité, puis Cartes de fidélité. 
   
   
3. Ouvrez la fiche de la carte et saisissez le nouveau solde de points ou l'ajustement à appliquer. 
   
             

Bon à savoir : pour rechercher par nom de client, utilisez les Filtres et compléter "Partenaire" + "contient" + Nom du titulaire. 

Extraction de clients pour newsletters & SMS               ​ 

Ce tutoriel explique comment extraire depuis VégéClick la liste des clients acceptant les communications par e-mail, afin de l'envoyer à HPF Conseil pour l'envoi des newsletters.

Procédure d'extraction adresses e-mail Newsletter 

1. Accédez au module  Contacts.
2. Dans ​ Favoris, appliquez le filtre enregistré ​ SELECTION CLIENTS NEWSLETTER.
3. Passez en mode ​ Liste 1. Saisir le nombre total 2puis Entrée pour confirmer. Cliquez sur la case de sélection en haut de la liste pour sélectionner tous les clients 3 affichés.
4. Dans le menu ​ Action 4, choisissez Export  
   
   
5. Sélectionnez EXTRACTION CLIENTS NEWSLETTER puis cliquez sur EXPORT pour télécharger le fichier au format Excel. 
   
   
6. Renommez le fichier selon la convention suivante :
   Clients NEWS NomSociété au JJ MM AA
   Exemple : Clients NEWS CotesPlantes au 24 02 24
   Puis envoyez-le à info@hpfconseil.com.

Procédure d'extraction numéros de téléphones pour SMS 

1. Accédez au module  Contacts.
2. Dans ​ Favoris, appliquez le filtre enregistré ​ SELECTION CLIENTS SMS.
3. Passez en mode ​ Liste 1. Saisir le nombre total 2puis Entrée pour confirmer. Cliquez sur la case de sélection en haut de la liste pour sélectionner tous les clients 3 affichés.
4. Dans le menu ​ Action 4, choisissez Export  
   
   
5. Sélectionnez EXTRACTION CLIENTS SMS puis cliquez sur EXPORT pour télécharger le fichier au format Excel. 
6. Renommez le fichier selon la convention suivante :
   Clients SMS NomSociété au JJ MM AA
   Exemple : Clients SMS CotePlantes au 24 02 24
   Puis envoyez-le à info@hpfconseil.com.

Carte-cadeau & Chèque en bois                                          ​ 

Vendre un chèque en bois à un particulier 

Ce tutoriel explique comment vendre une carte cadeau (chèque en bois) à un client particulier directement depuis l'écran de caisse, et reporter le numéro de carte sur le chèque physique.

Procédure de vente en caisse

1. Accédez à   Point de vente puis à la caisse, recherchez et sélectionnez les articles CHEQUE EN BOIS SUPPORT 1 et CHEQUE EN BOIS LOCAL MONTANT CREDITE 2. Au niveau du pavé numérique, sélectionnez Prix 3 puis saisissez la valeur souhaitée 4 pour le chèque en bois. Allez sur Paiement 5  
   
   
2. Choisissez "Espèces" pour le mode de règlement. La Carte-Cadeau va se télécharger automatiquement ​  
   
   
3. Un numéro de carte cadeau est généré automatiquement. 
4. Notez ou imprimez ce numéro, puis reportez-le sur le chèque en bois physique remis au client. 
   
   

Vendre des cartes cadeau à des clients professionnels

Pour les clients professionnels, la vente de cartes cadeau se réalise depuis le module Ventes en trois phases : saisir la commande, relever le code de la carte, puis facturer.

Saisir la commande

1. Accédez à   Vente puis créez une nouvelle Commande pour le client professionnel.
2. Ajoutez les articles CHEQUE EN BOIS SUPPORT 1 et CHEQUE EN BOIS LOCAL MONTANT CREDITE 2, et renseignez la valeur du prix unitaire de ce dernier 3. Cliquez sur CONFIRMER 

    3. Cliquez sur Livraison ​ puis VALIDER LES QUANTITES et VALIDER

Relever le code de la carte à reporter sur le chèque en bois

1. Accédez à   Vente → Produits → Cartes cadeaux & fidélité.
2. Sélectionnez le programme Carte-cadeau CHEQUE EN BOIS. 
   
   
3. Cliquez en suite sur ​ Cartes-cadeaux. 
   
   
4. Récupérez le numéro et reportez-le sur le chèque en bois physique remis au client.
   

C) Poursuivre les étapes de facturation

1. Accédez à   Ventes puis allez dans Commandes à facturer  
2. Vérifiez les informations de la facture et cliquez sur CREER UNE FACTURE​.
3. Accédez à  Facturation puis cliquez sur Factures à valider 
   
   
4. Entrez dans la facture concernée puis cliquez sur CONFIRMER. 

Utiliser un chèque en bois

L'utilisation d'un chèque en bois est possible dans deux contextes : en Point de vente (caisse) ou dans le module Ventes (pour les clients professionnels).

CAS 1 – Utilisation en Point de vente

1. Sur l'écran de caisse, enregistrez les articles achetés par le client. 
2. Cliquez sur Paiement.

CAS 2 – Utilisation dans le module Ventes

1. Depuis le module   Ventes, ouvrez ou créez le bon de commande du client.
2. Sur la commande, cliquez sur CODE PROMOTIONNEL et entrez le code promotion. 
3. Sélectionnez  Carte-cadeau CHEQUE EN BOIS puis APPLIQUER

Consulter les chèques en bois émis

Vous pouvez à tout moment consulter la liste des chèques en bois émis, leur statut (utilisé ou non) et retrouver les tickets de vente et d'utilisation associés.

Accéder à la liste et consulter le détail

1. Accédez à à   Point de vente → Produits → Cartes cadeaux & fidélité.
2. Sélectionnez le programme Carte-cadeau CHEQUE EN BOIS. 
   
   
3. Cliquez en suite sur ​ Cartes-cadeaux. 
   
   
4. Vous trouverez la liste des chèques en bois émis (à 0€ quand ils ont été utilisés) 
   
   
5. Cliquez sur une carte pour accéder à son détail : date d'émission, date d'utilisation, ticket de vente et ticket d'utilisation. 
6. Dans le détail, cliquez sur le ticket de vente pour visualiser la transaction d'émission du chèque.
7. Cliquez sur le ticket d'utilisation pour visualiser la transaction lors de laquelle le chèque a été encaissé, ainsi que la date d'utilisation. 

Gérer les achats et les stocks                                             ​ 

Saisir une commande fournisseur

Ce tutoriel décrit comment créer manuellement une commande fournisseur dans VégéClick, ligne par ligne ou en liste.

Procédure de saisie 

1. Accédez au module  Achats depuis le menu principal.
2. Cliquez sur + NOUVEAU pour créer une nouvelle commande fournisseur.
3. Sélectionnez le Fournisseur 1 dans le champ dédié et sélectionnez ​ Utiliser seulement les produits du fournisseurs ci-dessus 2. Ajoutez les produits en liste 3 ou par ligne 4. Cliquez ensuite sur CONFIRMER LA COMMANDE 5

Importer une commande fournisseur

Plutôt que de saisir les lignes manuellement, il est possible d'importer une commande fournisseur depuis un fichier ​ Excel au format Code barre / Quantité / Fournisseur.

Préparer et importer le fichier

1. Préparez un fichier Excel avec trois colonnes : Code barre, Quantité et Fournisseur. ​ Renseignez le fournisseur uniquement sur la 1ère ligne
   
   

     2. Accédez au module   Achats → ​ Favoris → Importer des enregistrements puis cliquez sur Télécharger le fichier.

    3. Sélectionnez le fichier Excel préparé.

    4. Vérifiez le mappage des colonnes : cochez ​ Permettre la mise en correspondance avec des sous-champs 1, puis saisissez les correspondances de Code barre 2 et Quantité 3. 

    5. Cliquez sur CHARGER UN FICHIER, puis TEST, et si celui-ci est concluant, cliquez sur IMPORTER pour créer la commande.

Saisir une réception de stock

La réception de stock peut se faire de deux façons selon qu'une commande fournisseur a été saisie au préalable ou non.

CAS 1 – Réception sans commande saisie au préalable

1. Accédez au module  Inventaire  → Réceptions → À TRAITER.
2. Cliquez sur NOUVEAU
3. Sélectionnez le fournisseur 1.  Ajoutez les lignes de produits 2 reçus avec les quantités correspondantes 3. Cliquez sur Valider 4 pour enregistrer la réception en stock. 
   
   

CAS 2 – Réception après commande saisie

1. Accédez au module  Inventaire  → Réceptions → À TRAITER.
2. Récupérez la commande concernée. 
   
   
3. Cliquez sur VALIDER pour enregistrer la réception puis APPLIQUER.

Saisir un retour fournisseur

Ce tutoriel explique comment enregistrer le retour d'articles vers un fournisseur depuis une réception déjà validée.

Procédure de retour fournisseur 

1. Accédez au module   Achats. Sélectionnez la commande à retourner.
2. Cliquez sur ​ Réception. 
   
   
3. Cliquez sur RETOURNER. Insérez la quantité​ puis cliquez sur RETOURNER        
4. Cliquez ensuite sur VALIDER LES QUANTITES puis VALIDER. La quantité sera affichée en rouge.
    
   
   

Saisir une démarque (déchet)

La démarque permet d'enregistrer la sortie de stock d'articles abîmés, invendables ou détruits (déchets végétaux, casse…).

Procédure de saisie

1. Accédez au module  Inventaire → Opérations → Rebut.
2. Cliquez sur NOUVEAU.
3. Renseignez le nom du Produit 1 , la Quantité 2 puis VALIDER 3  

Saisir un redressement de stock (démarque inconnue)

Le redressement de stock permet de corriger des écarts constatés lors d'un inventaire physique (vol, perte,…).

Procédure de redressement 

1. Accédez au module  Inventaire → Opérations → Ajustement de stock.
2. Utilisez la barre de ​ Recherche pour trouver le produit.
3. Complétez la Quantité comptée 1 , la Date prévue 2 puis ​ Appliquer 3  
4. VégéClick calcule automatiquement l'écart entre le stock théorique et le stock réel. Vérifiez les écarts calculés.
5. Cliquez surAPPLIQUER A TOUTpour valider le redressement. Le stock est mis à jour. 

Analyser les mouvements de stock

VégéClick permet d'analyser l'ensemble des mouvements de stock (entrées, sorties, ajustements) depuis le module Inventaire, avec des filtres et regroupements pour affiner l'analyse.

Accéder aux rapports et analyser

1. Accédez au moduleCatalogue → Mes Articles
2. Utilisez la barre de ​ Recherche pour trouver le produit.
3. Dans la fiche produit, cliquez sur ​ In/Out 
   
   
4. Vous retrouverez l'Historique des mouvements du produit 
   

Gérer un inventaire                                                               ​ 

Ce module guide pas à pas la réalisation d'un inventaire complet dans VégéClick : de l'extraction de la liste de comptage jusqu'au calcul de la valeur du stock, en passant par la remise à zéro et l'import des quantités comptées.

Extraire une liste de comptage

La liste de comptage est le fichier Excel de référence pour votre inventaire. Elle est extraite depuis le module Inventaire de VégéClick.

Procédure d'extraction

1. Accédez au module  Inventaire → Opérations → Ajustement de stock.
2. Sélectionnez l'ensemble des ​ Emplacements et cliquez sur DEMANDER UN INVENTAIRE. 
   
   
3. Dans la fenêtre Demander un inventaire, cliquez sur CONFIRMER
4. De retour dans Ajustements de stock, sélectionnez tous les ​ Emplacements 1 , puis sur Tout sélectionner 2 et enfin dans ​ Action cliquez sur Export 3  Vous pouvez consulter les Mises à jour dans ​ Historique 4  
5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez ​ Je veux mettre à jour les données 1 puis le modèle MAJ STOCK EMPLACEMENT 2 et enfin cliquez sur EXPORT3 
   

Préparer des listes de comptage par rayon / famille

Pour répartir le comptage entre plusieurs personnes, il est recommandé de créer des listes séparées par rayon ou par famille d'articles à partir du fichier Excel extrait 

Procédure de préparation dans ​ Excel 

1. Ouvrez le fichier ​ Excel de la liste de comptage.
2. Placez-vous sur la cellule A2 1 et figez les volets (Affichage → Figer les volets) 2 pour garder les en-têtes visibles lors du défilement. Sélectionnez les lignes de la ligne 2 jusqu'à la fin 3 de la liste. 
3. Triez par code famille croissant pour regrouper les articles par famille. 
   
   
4. Insérez une colonne de comptage pour que les compteurs puissent y saisir les quantités. 
   
   
5. Créez des onglets par famille ou rayon (clic droit sur l'onglet → ​ Créer une copie →  OK). 
   
   
6. Sélectionnez et supprimez le reste des articles, puis renommer les Onglets 

Mettre à jour la liste de comptage

Après le comptage physique, les quantités relevées sont reportées dans le fichier Excel avant import dans VégéClick.

Saisir les quantités comptées et préparer le fichier

1. Dans le fichier   saisissez les quantités comptées dans la colonne inventory prévue à cet effet, pour chaque article. 
   
   
2. Ne conservez que les colonnes id et Quantité comptée (supprimez les autres colonnes non nécessaires à l'import). 
   
   
3. Enregistrez le fichier au format Excel (.xlsx) avant de l'importer dans VégéClick.

Remettre à zéro le stock 

Avant d'importer les quantités comptées, il est nécessaire de remettre à zéro le stock de tous les articles dans VégéClick afin de repartir sur une base nette.

Procédure de remise à zéro

1. Accédez au module  Inventaire → Opérations → Ajustement de stock.
2. Sélectionnez l'ensemble des ​ Emplacements et cliquez sur ​ Tout sélectionner puis sur ​ Actions → Exporter 
   
   
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cochez ​ Je veux mettre à jour les données 1 Ne conservez que la colonne Quantité comptée 2 et enfin cliquez sur EXPORT 3 
   
4. Enregistrez le fichier 
5. Se rendre dans ​ Favoris → Importer des enregistrements. Cliquez ensuite sur TELECHARGER LE FICHIER
6. Dans la fenêtre suivante, définissez la Limitation des lots 1, effectuez un TEST 2 puis IMPORTER 3. 

    7. Vérifiez que toutes les quantités sont bien passées à 0. Cliquez sur APPLIQUER A TOUT pour valider la remise à zéro. 

    8. Le stock est maintenant à zéro, prêt pour l'import des quantités réelles. 

Importer la liste de comptage

Une fois le stock remis à zéro et les quantités comptées saisies dans le fichier Excel, importez-les dans VégéClick pour mettre à jour le stock réel.

Procédure d'import

1. Accédez à  Inventaire → Opérations → Ajustement de stock.
2. Se rendre dans ​ Favoris → Importer des enregistrements.
3. Cliquez sur TELECHARGER LE FICHIER pour sélectionner le fichier depuis votre ordinateur. Cliquez sur TEST puis IMPORTER 
   
   
   
   
4.  ​ Tout sélectionner puis APPLIQUER A TOUT 
   
   
5. Dans Référence/motif de l'ajustement, vérifiez que la date de mise à jour corresponde et APPLIQUER
6. Vérifiez que les quantités importées correspondent bien aux valeurs relevées lors du comptage. 

Calculer la valeur de l'inventaire

Après validation de l'inventaire, exportez la valorisation du stock depuis VégéClick pour calculer la valeur totale de l'inventaire dans Excel.

Export et calcul dans Excel

1. Accédez à  Inventaire → Analyse → Valorisation.
2. Sélectionnez l'ensemble des ​ Dates​ et cliquez sur ​ Tout sélectionner puis VALORISATION A LA DATE 
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez la date puis CONFIRMER 
4. De retour sur la page de Gestion de stock, sélectionnez toutes les ​ Dates puis cliquez sur ​ Action → Export 
   
   
5. Vérifiez les colonnes : quantité, prix unitaire et valeur totale par article puis cliquez sur EXPORT 
6. Enregistrez le fichier. 
7. Consultez la colonne Valeur totale pour chaque article. Insérez une ligne de calcul du total en bas du tableau (formule SOMME sur la colonne Valeur totale). Le montant obtenu correspond à la valeur totale de votre inventaire. 

Annexe 1 – Saisir un inventaire avec smartphone ou tablette

Il est possible de réaliser le comptage directement depuis un smartphone ou une tablette connecté à VégéClick, sans passer par un fichier Excel.

Prérequis : Cette méthode s'applique uniquement si tous les articles identiques sont regroupés sur le même emplacement.

Procédure de saisie sur mobile

1. Ouvrez VégéClick sur le smartphone ou la tablette et accédez au module  Codes-barres.
2. Ouvrez Inventaire.
3. Dans la fenêtre en bas à gauche, cliquez sur les ​ Paramétrages, activez ​ Manuel et ​ Read items.
4. Choisissez le produit 1 et saisissez la quantité comptée 2 , ensuite ​ Validez 3. 
5. Passez à l'article suivant et répétez les étapes précédentes.
6. Cliquez sur APPLIQUER pour valider l'inventaire depuis le back office (ou attendez d'avoir saisi toutes les lignes avant de valider).

Annexe 2 – S'organiser les jours avant le comptage

Une bonne organisation en amont du jour J est essentielle pour que le comptage se déroule rapidement et sans erreur.

Planning de préparation

Annexe 3 – S'organiser le jour du comptage

Le jour de l'inventaire, une organisation claire entre les compteurs permet d'aller vite et d'éviter les oublis.

Organisation du comptage par zone

1. Attribuez une zone (îlot ou rayon) à chaque personne disponible 1.
2. Chaque compteur réalise son comptage (sur liste papier ou sur tablette/smartphone).
3. Notez quand c'est terminé 2 pour chaque zone sur le document de suivi.
4. Dès qu'une personne a terminé sa zone, attribuez-lui une nouvelle zone 3 non encore comptée.

Comptage avec liste papier : Une fois le comptage terminé, reportez les quantités dans le fichier Excel et importez-le dans VégéClick selon la procédure décrite dans les étapes précédentes.

Scanner avec le lecteur code barre (module Vente)     ​

Ce tutoriel explique comment utiliser correctement un lecteur code barre dans le module  Ventes (ventes professionnelles) de VégéClick pour ajouter des articles rapidement sur un bon de commande ou une facture.

Positionner le curseur correctement avant de scanner

Le point clé pour utiliser le lecteur code barre dans le module Ventes est le positionnement du curseur.

Important : Ne pas cliquer dans le champ « Ajouter un produit » avant de scanner. Le curseur doit être positionné sur une zone blanche de la page (en dehors de tout champ de saisie).

1. Créez un Devis ou une facture dans le module Ventes.
2. Cliquez sur une zone blanche  (cf ci-dessous) de la page pour y positionner le curseur (par exemple dans la zone vide sous les lignes de commande). Ne pas cliquer dans le champ Ajouter un produit. 
3. Scannez le code barre de l'article avec le lecteur.
4. VégéClick ajoute automatiquement l'article sur une nouvelle ligne de la commande. 

Gérer les listes de prix              A TERMINER                  ​

Ce module couvre les trois cas d'usage des listes de prix dans VégéClick :

• Gérer des tarifs quantitatifs permanents
• Gérer une promotion sur une période
• Gérer une liste de prix pour certains clients

Gérer les tarifs quantitatifs permanents

Les tarifs quantitatifs permanents permettent d'appliquer automatiquement un prix dégressif selon la quantité achetée, sans limite de durée.

Créer la liste de prix et ses règles

1. Accédez au module   Ventes → Produits → Listes de prix.
2. Cliquez sur + NOUVEAU donnez un nom à la liste de prix puis CREER UNE REGLE DE PRIX
3. Choisissez le type de calcul du prix 1, les conditions où il s'applique 2 si demandé le Produit auquel il s'applique 3, la Quantité minimale 4 le Forfait 5 et enfin ENREGISTRER & FERMER 

Bon à savoir – Gérer les prix depuis la fiche article

Il est également possible de créer ou mettre à jour les règles de prix directement depuis la fiche article, sans passer par le menu Listes de prix.

Ouvrez la fiche article concernée. Cliquez sur Prix supplémentaires pour accéder aux règles et les créer ou modifier.

Gérer une promotion sur une période

Les listes de prix de type PROMO période permettent d'appliquer automatiquement un tarif réduit pendant une période définie (soldes, opérations commerciales…).

Créer la liste de prix promotionnelle

1. Accédez au module   Ventes → Produits → Listes de prix.
2. Cliquez sur + NOUVEAU donnez un nom à la liste de prix puis CREER UNE REGLE DE PRIX
3. Choisissez Remise le type de calcul du prix 1, dans conditions choisir Appliquer à ​ Catégorie de produit 2 et chosiir la Catégorie de produit 3. Cliquez sur Validité 4 
   
4. Renseignez la date de début et la date de fin de la promotion, ainsi que les heures de début et de fin, puis APPLIQUER

Bon à savoir – Offre « 4 achetés = le 5e offert » 

Pour configurer ce type d'offre, créez une règle avec une quantité minimum de 4 et un prix à 0 € pour la 5e unité, ou utilisez la fonction Récompense disponible dans les promotions avancées.

Gérer une liste de prix pour certains clients

Vous pouvez créer des listes de prix spécifiques (tarifs négociés, prix pro, remises grand compte…) et les affecter uniquement aux clients concernés.

Créer la liste de prix client

1. Accédez au module   Ventes → Produits → Listes de prix.
2. Sélectionnez la liste de prix concernée. 
3. Choisissez la catégorie de professionnels/clients à laquelle la Liste de prix s'applique. 

Bon à savoir – Priorité des règles : La règle qui s'applique en priorité est la plus précise :

1. Produit (priorité maximale)
2. Catégorie
3. Tous les produits (priorité minimale)

En cas de création d'une nouvelle liste de prix : Demandez à info@hpfconseil.com d'autoriser l'utilisation de la liste de prix sur chaque caisse (Point de vente). Sans cette autorisation, la liste ne sera opérationnelle que dans le module Vente.

Ajouter les règles de prix (prix net ou remise)

Deux types de règles sont disponibles pour paramétrer la liste de prix client :

• Prix net sur 1 article : définit un prix fixe pour un article précis.
• Remise sur 1 catégorie d'articles (Rayon, Sous-rayon, Famille) : applique une remise en % sur toute une catégorie.

Important : Il faut d'abord ajouter une nouvelle ligne et l'enregistrer avant de pouvoir ouvrir la fenêtre de paramétrage et réaliser l'étape 4. La nouvelle ligne apparaît en fin de liste.

1. Cliquez sur Ajouter une ligne (étape 4.1), renseignez les premiers champs et enregistrez (étape 4.2).
2. Ouvrez la ligne enregistrée (étape 4.3) pour accéder à la fenêtre de détail.
3. Dans la fenêtre, choisissez le type de règle : Prix net sur 1 article ou Remise sur 1 catégorie (étape 4.4).

Étapes 4.1 à 4.3 – Ajout de la ligne, enregistrement et ouverture de la fenêtre de détailÉtape 4.4 – Choix du type de règle : Prix net sur 1 article ou Remise sur catégorieRésultat – Règles de prix configurées dans la liste client

Affecter la liste de prix aux clients concernés

1. Accédez au module Ventes → Clients (ou Point de vente → Clients).
2. Ouvrez la fiche du client à qui affecter la liste de prix.
3. Dans l'onglet Vente & Achats, sélectionnez la liste de prix dans le champ dédié.
4. Enregistrez la fiche client. La liste de prix s'appliquera automatiquement à toutes les commandes et factures de ce client.

Étapes 5 à 7 – Fiche client → Onglet Vente & Achats → Affectation de la liste de prix

Utiliser une adresses de livraison différente de l'adresse de facturation                                                        ​

Ce tutoriel explique comment créer des contacts secondaires (adresse de livraison et adresse de facturation) liés à un contact principal dans VégéClick, afin de pouvoir utiliser des adresses distinctes sur les commandes et factures.

Créer les contacts Livraison et Facturation

1. Dans le module  Contacts, sélectionnez la fiche du contact principal de votre choix
2. Dans l'onglet Contacts & Adresses, cliquez sur AJOUTER. 
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le type de contact : ​ Adresse de Livraison. Renseignez le nom du contact livraison (différent du contact principal) et l'adresse de livraison complète. Cliquez sur ENREGISTRER  

​ Important : Attribuez un nom de contact différent du contact principal pour le différencier facilement. Il n'est pas nécessaire de rappeler le nom du contact principal — il sera repris automatiquement.

    4. Le Contact LIVRAISON et le Contact FACTURATION sont lié à un Contact PRINCIPAL 

Utilisation sur les commandes et factures

Une fois les contacts secondaires créés, lors de la facturation VégéClick propose l'adresse de facturation par défaut 

Définir si un client est HT ou TTC                                    ​

Dans VégéClick, chaque client peut être paramétré pour que les commandes et factures le concernant soient saisies Hors Taxes (HT) ou Toutes Taxes Comprises (TTC). Ce paramétrage se fait directement sur la fiche client.

Paramétrer le mode de saisie sur la fiche client

1. Accédez au module  Contacts.
2. Ouvrez la fiche du client concerné.
3. Cliquez sur l'onglet Vente & Achats 1.
4. Dans le champ Position fiscale 2, sélectionnez la valeur correspondant au statut du client :
   • Laisser vide (ou position TTC) → le client est saisi en TTC.
   • Client professionnel HT → le client est saisi en HT. 
5. Enregistrez la fiche client.

Vérifier si la saisie est HT ou TTC sur une commande

Sur un bon de commande ou une facture déjà ouverte, il est possible de vérifier rapidement si les prix sont saisis en HT ou en TTC grâce à deux méthodes complémentaires.

Méthode 1 – Via l'onglet « Autres informations »

1. Ouvrez le bon de commande ou la facture concerné(e).
2. Cliquez sur l'onglet Autres informations.
3. Consultez le champ Position fiscale :
   • Si le champ indique Client professionnel HT → la saisie est en HT.
   • Si le champ est vide → la saisie est en TTC.

Méthode 2 – Via les colonnes Prix unitaire et Sous-total de la commande

Sur l'onglet principal de la commande, comparez les colonnes Prix unitaire et Sous-total pour déterminer le mode de saisie :

• Prix unitaire = Sous-total (valeurs identiques) → saisie en HT (le sous-total affiché est également HT).
• Prix unitaire ≠ Sous-total (valeurs différentes) → saisie en TTC (le sous-total est TTC, différent du prix HT unitaire).

Ventes PRO : Devis, Commande, Bon de Livraison et Facture                                                                                        ​

Ce module présente l'ensemble du flux de vente professionnelle dans VégéClick, du devis jusqu'à la facture, en passant par la commande et le bon de livraison.

Réaliser directement une vente PRO (BL)

Pour une vente sans devis préalable, vous pouvez créer directement un bon de livraison depuis le module Ventes.

​ À noter, cette procédure comprend 2 étapes supplémentaires par rapport à l'ancienne Gescom : le passage obligatoire de Commande à BL, puis la saisie des quantités livrées (avec possibilité de livraison partielle).

Procédure page 1/2 – Créer la commande et le BL 

1. Accédez au module  Ventes et cliquez sur + NOUVEAU.
2. Sélectionnez le Client 1 ou renseignez les informations de la commande. Ajoutez les Articles 2 avec les quantités commandées 3. Vérifiez les Prix et autres conditions. Si cela n'a pas encore effectué dans la journée, renseignez la Météo du jour 4. Cliquez sur CONFIRMER pour transformer le devis en commande. 
   
   
3. Cliquez sur le bouton ​ Livraison en haut à droite de la commande confirmée. 
4. Renseignez les quantités réellement livrées dans la colonne Fait (possibilité de livraison partielle). Si vous ne gérez pas vos stocks avec VégéClick, cliquez sur VERIFIER LA DISPONIBILITE, VALIDER LES QUANTITES puis VALIDER 

Procédure page 2/2 – Imprimer et facturer 

1. Depuis le BL validé, cliquez sur ​ Imprimer, choisissez Bon de livraison ou Bon de livraison avec prix pour éditer le bon de livraison à remettre au client.
    
2. Vous pouvez télécharger le Bon de livraison ou l'ENVOYER PAR E-MAIL

Saisir un devis

Un devis peut être envoyé par e-mail au client et confirmé en commande à tout moment.

Procédure de saisie du devis 

1. Accédez au module  Ventes et cliquez sur + NOUVEAU.
2. Sélectionnez le Client 1 ou renseignez les informations de la commande. Ajoutez les Articles 2 avec les quantités commandées 3. Vérifiez les Prix et autres conditions. Si cela n'a pas encore effectué dans la journée, renseignez la Météo du jour 4. Cliquez sur ​ Enregistrer pour le sauvegarder sans basculer vers Commande. Vous pouvez l'ENVOYER PAR E-MAIL
   

​ Important : Cliquez sur Enregistrer (et non sur Confirmer) pour maintenir le document au stade Devis. Cliquer sur Confirmer bascule immédiatement le devis en commande ferme.

Saisir une commande

Une commande peut être créée de deux façons : soit en confirmant un devis existant, soit directement sans devis préalable.

CAS 1 – Via un devis existant

1. Ouvrez le devis concerné dans le module   Ventes → Devis et Commandes.
2. Vérifiez les articles, quantités et prix.
3. Cliquez sur CONFIRMER pour transformer le devis en commande ferme.
4. La commande est créée et passe au statut Bon de commande.

CAS 2 – Directement sans devis

1. Accédez au module  Ventes et cliquez sur + NOUVEAU.
2. Sélectionnez le Client 1 ou renseignez les informations de la commande. Ajoutez les Articles 2 avec les quantités commandées 3. Vérifiez les Prix et autres conditions. Si cela n'a pas encore effectué dans la journée, renseignez la Météo du jour 4. 
3. Cliquez directement sur CONFIRMER pour créer la commande sans passer par un devis. La commande est enregistrée au statut Bon de commande.

Saisir un bon de livraison (BL)

Le bon de livraison matérialise la sortie physique des articles vers le client. Il est créé depuis la commande confirmée et peut être partiel.

Procédure de saisie du BL 

1. Depuis la commande confirmée dans le module   Ventes, et récupérez le Bon de commande. 
   
   
2. Le bon de livraison s'ouvre avec la liste des articles commandés, cliquez sur ​ Livraison.
3. Se rendre dans l'onglet Opérations 1, renseignez les quantités dans la colonne Fait 2 puis VALIDER. 
4. Imprimez le BL si nécessaire via IMPRIMER → Bon de livraison (facultatif) ou envoyez le BL par e-mail au client (facultatif).

Cas d'un Bon de Livraison (BL) d'une livraison partielle

Si vous ne livrez qu'une partie des articles commandés, saisissez uniquement les quantités effectivement livrées. VégéClick crée automatiquement un reliquat pour les articles restants.

1. Dans la colonne Fait, saisissez les quantités partiellement livrées.
2. Cliquez sur VALIDER. Puis sur CREER UN RELIQUAT pour les articles non livrés. 
3. Pour visualiser les livraisons partielles, utilisez le regroupement par statut de livraison dans la liste des BL. 

Facturer un (ou plusieurs) Bons de Livraison (BL)

La facture est générée depuis la commande, en regroupant un ou plusieurs bons de livraison validés. Elle peut ensuite être envoyée par e-mail au client.

Procédure de facturation

1. Ouvrir le module   Ventes → A facturer
2. ​ Sélectionnez la ou les commandes(s) à facturer puis cliquez sur ​ Action → Créer les factures 
   
   
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur CREER UNE FACTURE. Vérifiez les information et cliquez sur CONFIRMER
4. Cliquez sur  ​ Action → Comptabiliser les écritures (si brouillon) puis  ​ Action → Envoyer et imprimer pour envoyer la facture par e-mail au client et/ou l'imprimer. 
   
   
5. Enregistrez le paiement lorsque le règlement est reçu (bouton Enregistrer un paiement).

Ventes PRO : Retour article & avoir                                 ​

Cette notice couvre l'ensemble des procédures de retour article et d'avoir dans le module   Ventes de VégéClick. 
Il se compose de deux grandes étapes :

• Étape 1 – Retour article : 4 cas selon la situation (retour sur commande, sur BL, sur facture, ou sans lien avec une vente).
• Étape 2 – Lettrage : comment lettrer une facture avec un avoir.

Étape 1 – CAS 1 : Retour sur une commande

Ce cas s'applique lorsque le retour porte sur une commande dont le BL n'est pas encore créé ou dont seule la commande doit être annulée.

Procédure

1. Accédez au module   Ventes et ouvrez la commande concernée.
2. Cliquez sur ANNULER 1 pour annuler la commande. Confirmez l'annulation ANNULER 2 dans la fenêtre de dialogue. 
3. La commande passe au statut Annulé. Aucun mouvement de stock n'est généré si aucun BL n'avait été validé.

Étape 1 – CAS 2 : Retour sur un bon de livraison (BL)

C'est la procédure recommandée pour les retours car elle met correctement à jour le stock. Elle s'applique lorsque le BL a été validé mais que la facture n'a pas encore été émise (ou si l'avoir sera créé ensuite).

Procédure

1. Accédez au module   Ventes et ouvrez la commande concernée.
2. Cliquez sur le bouton ​ Livraison pour accéder au BL validé.
3. Sur le BL ouvert, cliquez sur RETOURNER.
4. Dans la fenêtre, saisissez les Quantités des produits à retourner puis sur RETOURNER. 
   
   
5. Cliquez sur COPIER LES QUANTITES puis VALIDER pour enregistrer le retour en stock. La commande est maintenant liée à 2 livraisons qui s'annulent (BL d'origine + BL de retour). 
   
   

Étape 1 – CAS 3 : Retour sur une facture

Ce cas s'applique lorsque la facture a déjà été émise. La procédure se déroule en deux sous-étapes : créer le BL de retour, puis facturer ce BL de retour pour générer l'avoir.

Créer le BL de retour

1. Accédez au module  Facturation​ et ouvrez la commande concernée.
2. Cliquez sur ​ Bons de Commande pour ouvrir le document, puis sur ​ Livraison
   ​ ​IMPORTANT pour les stocks : Réalisez un retour sur le BL et non la commande ou la facture
3. Cliquez sur RETOURNER. 
4. Sélectionnez les articles à retourner et saisissez les quantités. Cliquez sur RETOURNER pour créer le BL de retour.
5. Sur le BL de retour, cliquez sur VALIDER LES QUANTITES puis VALIDER

Facturer le BL de retour pour générer l'avoir 

1.   Ventes → A facturer→ Commandes à facturer et ​ sélectionnez la commande concernée. 
2. Dans ​ Action, cliquez sur Créer les factures.
3. Dans la fenêtre Créer les factures qui s'ouvre, cliquez sur CREER UNE FACTURE 
4. Vérifiez la facture d'avoir (avoir brouillon) générée : les montants doivent être négatifs. 
5. Cliquez sur le statut Brouillon et CONFIRMER le brouillon. Celui-ci passe en Comptabilisé.

Étape 1 – Retour sans lien avec une vente existante

Lorsqu'il n'est pas possible de retrouver la commande ou le BL d'origine (vente ancienne, vente en caisse…), créez un BL de retour indépendant puis facturez-le pour générer l'avoir.

Créer un BL de retour indépendant 

1. Accédez au module   Ventes et cliquez sur NOUVEAU pour créer un BL de retour.
2. Renseignez le client et ajoutez les articles à retourner en saisissant des quantités négatives. Cliquez sur CONFIRMER 
3. Sélectionnez ​ Livraison et reprendre la même procédure que l'étape 3.2 décrite ci-dessus (CAS 3 – Facturer le BL de retour pour générer l'avoir) 

Étape 2 – Lettrer une facture avec un avoir

Le lettrage permet d'imputer un avoir sur une facture client afin de solder partiellement ou totalement la créance.

Exemple : Lettrer une facture de 125 € avec un avoir de 62,50 €.

Procédure de lettrage 

1. Accédez au module  Facturation​  ouvrez la facture à lettrer. 
   
   
2. Une fois la facture ouverte, cliquez sur AJOUTER. 

Ventes PRO : Gérer les acomptes                                      ​

Ce module couvre deux cas d'usage des acomptes dans VégéClick, ainsi que leur utilisation sur une facture et la visualisation de l'encours client.

• CAS 1 – Créer un acompte lors d'une vente d'articles (acompte lié à une commande de marchandises) 
• CAS 2 – Créer un acompte seul (facture d'acompte indépendante, transformée en avoir) 

CAS 1 – Créer un acompte lors d'une vente d'articles

Ce cas s'applique lorsqu'un client verse un acompte sur une commande de marchandises. L'acompte est facturé séparément, puis déduit automatiquement de la facture finale de marchandises.

Créer la commande et la facture d'acompte

1. Accédez au module   Ventes et cliquez sur NOUVEAU. Sélectionnez le Client. 
2. Ajoutez les articles commandés avec les quantités et prix. Cliquez sur CONFIRMER pour transformer le devis en commande.
3. Cliquez sur CREER UNE FACTURE.
4. Dans la fenêtre Créer les factures, sélectionnez  ​ Acompte (en pourcentage) ou ​ Acompte (montant fixe) 1 selon le cas, et saisissez Montant de l'acompte 2. Cliquez sur CREER ET AFFICHER LA FACTURE 3.La facture d'acompte est générée. 

Confirmer et enregistrer le paiement de l'acompte

1. Cliquez sur ENREGISTRER UN PAIEMENT.
2. Dans la fenêtre Enregistrer un paiement, sélectionnez le mode de règlement (virement, chèque, espèces…).
3. Cliquez sur CREER UN PAIEMENT. 
   ​ Si chèque ou espèces : Mettre dans une enveloppe à part à destination du coffre. Ne pas passer par les caisses.

Livrer et facturer la marchandise (acompte déduit)

1. Depuis la commande qui vient d'être éditée, cliquez sur ​ Livraison, saisissez les quantités livrées et cliquez sur VALIDER.
2. Retournez sur la commande et cliquez sur CREER UNE FACTURE.
3. Cette fois, sélectionnez ​ Facture normale pour facturer les articles (l'acompte sera déduit automatiquement). Cliquez sur CREER ET AFFICHER LA FACTURE.

Confirmer et enregistrer le solde de la facture

1. Vérifiez la facture de marchandises : l'acompte apparaît en déduction sur une ligne séparée. 
2. Une fois sur la commande choisie, cliquez sur CONFIRMER puis ENVOYER & IMPRIMER.

CAS 2 – Créer un acompte seul

Ce cas s'applique lorsqu'un client verse un acompte indépendamment de toute commande de marchandises. L'acompte est saisi sur une facture séparée, puis transformé en avoir pour être utilisé sur une facture ultérieure. 

Commande acompte seul → facture → avoir → affectation sur facture

Créer la commande d'acompte et la facturer

1. Accédez au module   Ventes et cliquez sur NOUVEAU. Sélectionnez le Client. 
2. Ajoutez l'article nommé Acompte (PdV) et saisissez le montant. Cliquez sur CONFIRMER.  
3.  Cliquez sur CREER UNE FACTURE 1. Sélectionnez  ​ Facture normale 2 et cliquez sur CREER UNE FACTURE 3.
    
   

Enregistrer le paiement de l'acompte

1. Rendez vous ensuite sur ​ Factures. Cliquez sur CONFIRMER.
2. Cliquez sur ENREGISTRER UN PAIEMENT. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le Journal puis cliquez sur CREER UN PAIEMENT.  
   

Générer un avoir (utilisable sur une facture)

1. Depuis la facture d'acompte payée, cliquez sur AJOUTER UN AVOIR. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur EXTOURNER. 
2. De retour sur le brouillon de l'avoir, cliquez sur voir CONFIRMER. Celui passe en comptabilisé 

Utiliser un acompte sur une facture

Une fois l'avoir d'acompte créé (CAS 2), il peut être affecté sur n'importe quelle facture du client pour en déduire le montant.

Affecter l'avoir sur une facture

1. Accédez à la facture sur laquelle appliquer l'acompte (facture à l'état Publiée ou Brouillon).
2. Dans la section Crédits en circulation, cliquez sur AJOUTER. 
   
   
3. Un bandeau PARTIEL apparaît en haut à droite de la Facture. 

Accéder à l'encours depuis la fiche client

Dans le module  Facturation​ et utilisez les filtres pour visualiser l'encours d'un client.  

Ventes PRO : saisir les règlements                                   ​

Ce tutoriel explique comment enregistrer le règlement d'une facture client dans le module Facturation de VégéClick, choisir le bon journal de paiement selon votre paramétrage, et gérer les cas où le montant reçu est supérieur au solde de la facture.

Procédure de saisie du règlement

1. Accédez au module  Facturation → Factures clients. 
2. Ouvrez la facture concernée, indiquée par le Statut Non payées.
3. Cliquez sur ENREGISTRER UN PAIEMENT. 
   
   
   
   
4. Vérifiez ou modifiez le montant 1 (par défaut, le solde restant dû est pré-rempli). Choisissez le Journal 2 adapté à votre version de paramétrage (voir section ci-dessous). Cliquez sur Créer un paiement 3. La facture passe au statut Payé. 

Choisir le bon journal de paiement

Le journal de paiement à sélectionner dépend de votre version de paramétrage des flux dans VégéClick. Celle-ci se reconnaît aux libellés affichés dans la liste des journaux disponibles.

Identifier votre version et choisir le journal

Trois versions de paramétrage existent : V5, VS1 et V1. Repérez la vôtre en observant les libellés disponibles dans la liste déroulante du journal lors de l'enregistrement d'un paiement, puis appliquez la règle correspondante :

Règlement supérieur au solde de la facture

Lorsque le montant reçu est supérieur au solde restant dû sur une facture, VégéClick crée automatiquement un crédit circulant (solde positif) utilisable sur la prochaine facture du client.

1. Accédez au module  Facturation → Factures clients. 
2. Ouvrez la facture concernée.
3. Cliquez sur ENREGISTRER UN PAIEMENT. 
4. Dans la fenêtre Enregistrer un paiement, saisissez le montant réel du règlement (supérieur au solde de la facture). L'écart du règlement s'affiche. Sélectionnez l'option ​ Laisser ouvert. Cliquez sur Créer un paiement.
   
    
5. Sur la facture suivante du client, le crédit circulant apparaît automatiquement en bas de page. Cliquez sur AJOUTER pour l'imputer sur cette facture. Si le crédit est supérieur au montant de la nouvelle facture, il sera conservé et utilisable sur la prochaine facture. 

Ventes PRO : suivre encours et relances                         ​

VégéClick permet de visualiser rapidement l'encours de l'ensemble des clients professionnels (factures non réglées, montants en attente) depuis le module Facturation.

Accéder au suivi de l'encours 

1. Accédez au module  Facturation → Clients → Factures clients.
2. Cliquez sur ​ Favoris et sélectionnez ​ SUIVI ENCOURS CLIENTS 
   
   
3. La liste affiche pour chaque client : le nombre de factures impayées et le montant total dû. Cliquez sur un client pour afficher le détail de ses factures en attente.

Relancer un client pour un dû

La relance client peut être réalisée directement depuis VégéClick en envoyant un e-mail de relance personnalisé depuis la facture impayée ou depuis le module de relances.

Procédure de relance

1. Dans le module  Facturation → Factures clients. Cliquez sur Facture impayées 
2. Sélectionnez la facture concernée
3. Cliquez sur ENVOYER & IMPRIMER pour déclencher la relance.
4. Dans la fenêtre d'envoi, sélectionnez ou vérifiez le modèle d'e-mail de relance (ex. : "Facture : Relance").
5. Vérifiez l'adresse e-mail du destinataire et personnalisez le message si nécessaire.
6. Cliquez sur ENVOYER & IMPRIMER pour expédier la relance au client.
7. L'envoi est tracé avec la date et l'heure d'envoi. Vous pouvez ainsi suivre l'historique des relances effectuées.

Analyse des ventes                                                                 ​

Ce tutoriel explique comment obtenir une vue synthétique des ventes regroupées par famille d'articles dans VégéClick, pour analyser les performances commerciales par catégorie.

1. Accédez au module    Ventes → Analyse 
2. Appliquez les ​Filtres de période souhaités (mois, trimestre, année…) pour restreindre l'analyse à une plage de dates.
3. Dans ​ Total, choisissez Famille pour voir les chiffres par familles. 

Retrouver les ventes sur un client

Ce tutoriel explique comment accéder à l'historique complet des ventes d'un client spécifique, avec la possibilité de filtrer par article, par période et d'exporter les données.

1. Accédez au module  Contacts et sélectionnez le client concerné. Une fois sur sa fiche, cliquez sur ​ Ventes 
2. Vous pouvez sélectionner et ouvrir la facture que vous souhaitez.

Bon à savoir :

• La recherche par article permet de retrouver tous les clients ayant acheté un produit spécifique sur une période.
• Les filtres par dates sont cumulables avec les autres filtres pour affiner précisément l'analyse.